Succesvolle onboarding voor trainees!
Interview

Zo zorg je voor een succesvolle onboarding voor trainees!

Mitchell Borst (26), trainee bij Tata Steel en Reinet van der Wal (24), trainee bij PostNL, geven tips voor onboarden in deze tijd.

Hoe kun jij jouw trainees succesvol onboarden tijdens corona? Het onboarding programma vindt nu grotendeels thuis achter de pc plaats. Mitchell Borst (26), trainee bij Tata Steel en Reinet van der Wal (24), trainee bij PostNL, geven tips voor onboarden in deze tijd.

1. Regel een buddy of zorg voor hele korte lijnen

Reinet: “Op mijn eerste dag (1 september) kreeg ik direct een buddy; een trainee die een half jaar eerder was begonnen. Aan haar kan ik al mijn vragen stellen en zij informeert ook hoe het met mij gaat. Dit persoonlijke contact voelt als een vriendschap op mijn nieuwe werkplek.”

Mitchell: “Bij ons zijn de lijnen heel kort en ik weet precies aan wie ik wat moet vragen. Inhoudelijk, maar ook wanneer mijn salaris wordt gestort. Een buddy kan heel zinvol zijn, maar doordat ik precies weet bij wie ik terecht kan, mis ik het niet."

 

2. Als het mogelijk is, doe iets fysieks!

Reinet: “Gelukkig was een groot deel van mijn onboarding nog voor de aangescherpte maatregelen. Met inachtneming van de RIVM-richtlijnen, kon dit deels fysiek. De eerste dag maakte ik kennis met mijn buddy en manager en kreeg ik een lunch op het hoofdkantoor. Zo kreeg ik een goed beeld van de organisatie en de mensen. Iets fysieks is wel prettig. Maak desnoods een strandwandeling waarbij je afstand kunt houden. Om trainees online welkom te heten, is het ook leuk een welkomstpakket thuis te laten bezorgen.”

Mitchell: “Ik ben in augustus begonnen. Alles was meteen online. Als het weer kan en mag, vind ik dat trainees de eerste periode fysiek aanwezig moeten zijn. Je leert sneller hoe alles werkt en de drempel om vragen te stellen, is minder hoog. Na twee à drie weken kun je dan thuiswerken.”

 

3. Faciliteer digitale kopjes koffie met trainees

Reinet: “Ik heb inmiddels al veel digitale koffietjes gedronken en zo al best wat collega’s ontmoet. Je moet ervoor waken tijdens de online meetings niet meteen over de inhoud te beginnen.”

Mitchell: “Mijn leidinggevende wilde dat ik de eerste periode ook gebruikte om digitaal koffie te drinken. Niet direct werkgerelateerd, maar informeel, zoals je elkaar ook bij het koffieapparaat zou spreken.”

 

4. Maak filmpjes van de werkplek en/of het terrein

Reinet: “Ik heb gelukkig ook een aantal fysieke werkbezoeken kunnen afleggen. Het is zo belangrijk om te kunnen zien waarmee je bezig bent. Een duidelijk filmpje kan dat misschien ook.”

Mitchell: “Een rondleiding over het terrein kon bij mij helaas niet. Tijdens een online veiligheidstraining zag ik alsnog filmpjes van het terrein. Zo had ik toch een beeld. Later ben ik ook enkele keren op locatie geweest, bijvoorbeeld om op afstand te zien hoe een staalrol wordt geverfd.”

 

5. Herstel de vrijmibo in ere! En houd een speeddate!

Reinet: “Bij ons organiseren ze regelmatig online borrels en events. Daarin is soms ook ruimte voor speeddate-sessies. Dan ga je random vijf minuten in gesprek met collega’s die je nog niet zo goed kent. Heel leuk!”

Mitchell: “De vrijmibo moet terug, ook al zijn de meeste werknemers wel klaar met de hele dag in online meetings te zitten om vervolgens online te moeten borrelen. Maar als je ergens nieuw bent is het fijn om iets te zien van de groepsdynamiek. Het is toch weer even een andere setting.”


6. Nodig trainees uit zichzelf te laten zien (maak een persoonlijk filmpje!)

Reinet: “Het is goed om jezelf aan je collega’s te laten zien. Online is dat wat moeilijker. Daarom maken alle trainees een persoonlijk filmpje over zichzelf dat we plaatsen op een aparte Teams-pagina. Ook managers doen dit.”

Mitchell: "Leuke tip!"

Alle trainees maken een persoonlijk filmpje over zichzelf dat wordt geplaatst op een aparte Teams-pagina

7. Maak een organogram en een wiki van de organisatie

Reinet: “Wij hebben warm-welkomsessies, waarin we alle praktische zaken bespreken. Ook geven verschillende afdelingen bij PostNL online introductiesessies. Om er achter te komen wat er speelt is het goed om zo veel mogelijk digitale overleggen te volgen.”

Mitchell: “Als je ergens nieuw bent, is het prettig te weten hoe de organisatiestructuur eruit ziet. Maak dus een goed organogram, zodat trainees nieuwe namen direct kunnen duiden. In een wiki van je bedrijf kun je hr-zaken zetten, maar ook wie wat doet.”


8. Houd contact en wees persoonlijk

Reinet: “Wekelijks heb ik een meeting met mijn manager. We praten niet alleen inhoudelijk, ook persoonlijk. Met mijn medetrainees heb ik regelmatig online contact. Het is fijn om het gevoel te krijgen deel uit te maken van het team.”

Mitchell: “Zorg dat online meetings voor trainees niet te vol zijn, zodat interactie mogelijk is. De persoonlijke touch is zo belangrijk. Het is ook prettig te merken dat je collega’s er begrip voor hebben dat het soms best lastig is om tijdens corona ergens nieuw te beginnen.”


Meer lezen over onboarding van trainees?