10 tips voor succesvolle onboarding volgens ING
Hoe zorg je ervoor dat trainees zich zo snel mogelijk thuis voelen bij jou als werkgever tijdens corona? Traineemanager bij ING geeft tien tips
Hoe zorg je ervoor dat trainees zich zo snel mogelijk thuis voelen bij jou als werkgever? Met een coronaproof-onboardingprogramma. Traineemanager bij ING, Rebecca van der Steen, geeft tien tips
1. Geef trainees een goodiebag met een smoelenboek van alle medetrainees
“Trainees komen de eerste dag onder strikte voorwaarden hun nieuwe laptop en goodiebag halen op het hoofdkantoor. In de goodiebag zitten gadgets, praktische informatie, drankjes en borrelnoten voor de digiborrel ’s avonds. Ze krijgen ook een smoelenboek met foto’s en leuke quotes van alle medetrainees. Dit omdat het sociale aspect van digitaal onboarden het moeilijkst is. Hoe leer je medetrainees en collega’s écht kennen als je alleen via een scherm contact hebt?”
De trainees krijgen een smoelenboek met foto’s en leuke quotes van alle medetrainees
2. Gebruik een playbook voor buddy’s
“Wij koppelen nieuwe trainees altijd aan een buddy, een trainee die eerder is begonnen. Voor corona deden we dat ook, maar vrijblijvender. Nu voegt zo’n buddy meer waarde toe voor trainees. In het playbook voor buddy’s staan tips, bijvoorbeeld contactmoment plannen, onderwerpen om over te praten, vragen die je kunt stellen en hoe je kunt netwerken met collega’s.”
3. Stimuleer trainees met elkaar privé af te spreken
“Omdat wij nog steeds thuiswerken, raden wij trainees aan elkaar buiten het werk te ontmoeten om elkaar beter te leren kennen. Uiteraard met in achtneming van de RIVM-richtlijnen. Dit doen we om het sociale aspect te bevorderen.”
4. Thuis in je eentje toch samen lunchen
“Wij hebben onze trainees de tweede dag van het onboardingprogramma een vvv-kaart cadeau gedaan waarmee ze een lunch konden bestellen. Net even iets exotischer dan je gewone broodje kaas. Die lunch at elke trainee natuurlijk thuis op. Omdat iedereen dat op hetzelfde moment deed, voelde dat toch een beetje samen.”
5. Zorg voor een gevarieerd onboardingprogramma (en een virtuele escaperoom)
“Een hele dag (interactieve) presentaties volgen, werkt niet. Wissel verschillende programmaonderdelen af. Laat op een (interactieve) presentatie een virtuele koffie met je buddy volgen. En na de lunch iets actiefs! Een presentatie moet nooit langer dan anderhalf uur duren. Met een programma als Mentimeter, een soort Kahoot, lieten wij trainees op hun telefoon stemmen over stellingen. Aan het eind van de tweede dag hadden we een virtuele escaperoom, waarbij trainees in kleine groepjes puzzels oplosten. Weer een moment om elkaar beter te leren kennen.”
6. Iedere vrijdagmiddag een call met de nieuwe trainees
“Elke week hebben we een call met de 21 nieuwe trainees. Van de vorige traineegroep in april, leerden we dat zo’n call wel structuur nodig heeft. De trainees kennen elkaar nog niet goed en online vragen stellen kan dan een drempel zijn. Nu hebben we voor elke call een kort programma. Iemand vertelt bijvoorbeeld over zijn opdracht of een inspirerende manager presenteert iets over zijn of haar team.”
7. Doe je voordeel met interactieve presentaties
“Dit traineeship van ING houden wij op hetzelfde moment in zeventien landen. Bij de presentaties van twee managers haakten trainees aan uit Duitsland, België en Roemenië. Dat zou anders nooit gelukt zijn. Je kunt op een laagdrempelige manier veel meer mensen bereiken. Zorg wel dat je boeiende en inspirerende sprekers hebt.”
8. Luister naar feedback van trainees
“In het begin waren wij misschien te veel aan het zenden. Dat doen we niet meer. Je moet heel duidelijk zijn over wat je gaat doen. In een zaal krijg je veel meer terug van je publiek. Wil je dat je publiek vragen stelt, zorg dan dat je toehoorders die vragen hebben voorbereid.”
9. Voeg fysieke elementen toe (als dat weer mag)
“Je belt elkaar niet heel snel op voor een kletspraatje, maar op je werk heb je dit soort momenten vaker als je collega’s tegenkomt in de gang. Om elkaar echt te leren kennen, is het gewoon prettiger elkaar fysiek te kunnen zien. Als het weer mag, gaan we dat zeker weer doen, maar we blijven zeker ook een deel online aanbieden.”
10. Begin een paar weken voor de onboarding met communiceren
“Om de trainees een welkomstgevoel te geven en hen te laten weten dat we naar hen uitkijken, mailen wij hen ruim van tevoren. We sturen filmpjes, informatie en het programma, zodat zij dit alvast thuis kunnen bekijken.”
Meer lezen over succesvolle onboarding van Trainees?
- Hoe kun jij jouw trainees succesvol onboarden tijdens corona? Lees het interview "Zo zorg je voor een succesvolle onboarding voor trainees!" met Mitchell Borst (26), trainee bij Tata Steel en Reinet van der Wal (24), trainee bij PostNL.
